Возврат НДФЛ работнику: пробелы устранены

В 2011 году вступили в силу изменения в Налоговом кодексе*(1), которые касаются порядка возврата организациями излишне удержанного НДФЛ своим работникам. До этого в налоговом законодательстве не содержалось четких указаний, как производится такой возврат, из-за чего и у фирм — налоговых агентов, и у самих работников возникало немало вопросов. Но, похоже, теперь эта проблема будет решена.

До внесения изменений статья 231 Налогового кодекса, которая устанавливает порядок взыскания и возврата НДФЛ, содержала лишь указание о том, что излишне удержанные суммы налога «подлежат возврату налоговым агентом по предоставлении налогоплательщиком соответствующего заявления». При этом не уточнялось, в какие сроки и за счет каких средств производится такой возврат. Но сейчас процедура возврата работнику сумм НДФЛ, излишне удержанного у него налоговым агентом, четко регламентирована. Рассмотрим новшества подробнее.

Порядок возврата налога

Теперь о каждом факте излишнего удержания НДФЛ фирма должна информировать работника в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта с обязательным указанием суммы налога.

Под сроком 10 дней имеются в виду 10 рабочих дней *(2). Течение этого срока начинается на следующий день после обнаружения фирмой факта излишнего удержания налога. При этом Налоговый кодекс не устанавливает ответственность компании — налогового агента за нарушение этого срока.

Пример

Фирма 18.01.2011 обнаружила, что излишне удержала у работника НДФЛ в сумме 5000 руб. Десятидневный срок, в течение которого организация должна уведомить об этом работника, истекает 01.02.2011 (последний день срока).

Для возврата работнику суммы излишне удержанного у него НДФЛ компания должна потребовать от него соответствующее заявление в письменной форме с указанием банковских реквизитов для перечисления задолженности.

Затем в течение 3 месяцев со дня получения от работника этого заявления фирма должна вернуть ему сумму налога.

Обратите внимание: возврат НДФЛ производится только в безналичном порядке.

Что касается источника денежных средств, за счет которого будет производиться возврат НДФЛ, то здесь вариантов может быть несколько:

— за счет общей удержанной суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет (например, которую фирма уже удержала с зарплаты сотрудников за какой-либо месяц, но еще не перечислила в бюджет);

— за счет суммы НДФЛ, которая фирме возвращена из бюджета налоговым органом (если общей удержанной, но не перечисленной в бюджет суммы НДФЛ недостаточно);

— за счет собственных средств компании (до момента возврата НДФЛ из бюджета).

К последнему варианту фирме, возможно, придется прибегнуть, чтобы не нарушить сроки возврата НДФЛ работнику, иначе кроме суммы самого налога придется выплачивать ему еще и проценты за несвоевременный возврат.

Выбор любого из этих вариантов повлечет за собой определенные корректировки в бухгалтерском учете компании.

Если общей суммы НДФЛ не хватает для возврата

Если общей суммы НДФЛ, которая подлежит перечислению в бюджет, недостаточно для того, чтобы вернуть причитающийся работнику НДФЛ в срок, компании придется обращаться к налоговикам.

В течение 10 рабочих дней со дня получения от сотрудника заявления фирма — налоговый агент должна направить в налоговый орган по месту своего учета заявление о возврате ей излишне удержанной у работника суммы НДФЛ.

Вместе с заявлением нужно предоставить выписку из регистра налогового учета по НДФЛ за соответствующий год и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (налоговые регистры по НДФЛ — это еще одно новшество 2011 г., которое мы подробно рассмотрим далее).

Затем налоговый орган производит возврат НДФЛ фирме — налоговому агенту в общем порядке, то есть в течение месяца со дня предоставления заявления о возврате*(3). Эту сумму компания впоследствии должна перечислить работнику (если до этого она не произвела возврат НДФЛ из собственных средств).

Возврат имущественного вычета — тоже проблема фирмы

Также фирма — налоговый агент должна будет вернуть НДФЛ работнику и в том случае, если при расчете налога ею не был учтен имущественный вычет.

Если работник в установленном порядке предоставил налоговому агенту заявление о получении имущественного вычета, а компания при удержании у него НДФЛ этот вычет не учла, то переплаченную таким образом сумму налога тоже придется вернуть.

Обратите внимание: излишне удержанным налог считается лишь тогда, когда налоговый агент удержал его неправомерно, то есть несмотря на наличие документов, подтверждающих право на имущественный вычет. Если же компания удержала НДФЛ до того, как работник предоставил все необходимые документы для получения вычета, то сумма налога излишне удержанной не считается и, соответственно, обязанность по ее возврату у фирмы — налогового агента отсутствует*(4).

Эти правила возврата распространяются на имущественные налоговые вычеты, которые предоставляются работнику в сумме фактически произведенных расходов*(5):

— на новое строительство или приобретение на территории России дома, квартиры, земельных участков и т.д.;

— на погашение процентов по целевым займам или кредитам, полученным от российских компаний или предпринимателей и фактически израсходованным на вышеуказанные цели;

— на погашение процентов по кредитам, полученным от банков, находящихся на российской территории, для рефинансирования кредитов, полученных на те же цели.

Если фирма нарушила сроки возврата

Для налоговых агентов, которые не вернули сумму излишне удержанного НДФЛ в срок, то есть в течение 3 месяцев со дня получения от работника соответствующего заявления, с этого года установлена ответственность.

Если срок возврата нарушен, то на сумму НДФЛ, которая не была возвращена в установленный срок, начисляются проценты. Эти проценты подлежат уплате работнику за каждый календарный день нарушения срока возврата.

Процентная ставка при этом принимается равной ставке рефинансирования Центрального банка России, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

То есть в данном случае мера ответственности фирмы — налогового агента точно такая же, как и у налогового органа в аналогичной ситуации*(6).

Соответственно, если задержка выплаты НДФЛ работнику произошла по вине налоговиков, которые вовремя не вернули фирме эту сумму, то собственных расходов на выплату процентов фирма, скорее всего, не понесет.

Налоговые регистры

С этого года все компании должны вести регистры налогового учета по НДФЛ.

В них отражаются доходы, которые работники получили в соответствующем году, предоставленные им налоговые вычеты, а также суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.

Формы регистров налогового учета, порядок отражения в них необходимых сведений и данных первичных документов компании разрабатывают самостоятельно. При этом в регистрах обязательно должна содержаться следующая информация:

— сведения, по которым можно будет идентифицировать человека (ФИО, ИНН и т.д.);

— вид выплаченных доходов (по кодам ФНС России);

— вид предоставленных налоговых вычетов (по кодам ФНС России);

— суммы доходов;

— даты выплаты дохода;

— статус налогоплательщика (резидент или нерезидент);

— даты удержания и перечисления налога в бюджет;

— реквизиты соответствующего платежного документа.

То есть если раньше все налоговые агенты должны были вести учет дохода работников по унифицированной форме (1-НДФЛ), то теперь каждая компания вправе перекроить налоговые регистры по НДФЛ под себя, что может существенно упростить порядок учета.

Что касается сроков предоставления сведений о доходах работников в налоговый орган, то здесь ничего не изменилось. Компании также должны представлять в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за истекший год и суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Правда, теперь эти сведения нужно будет предоставлять не по форме 2-НДФЛ, а в другом формате, который в ближайшее время должна утвердить ФНС России (в настоящее время этот документ находится на регистрации в Минюсте).

Из нерезидентов — в резиденты

В Налоговом кодексе появилось еще одно важное уточнение, которое касается порядка возврата НДФЛ в том случае, если работник, доходы которого облагались по ставке 30 процентов, по итогам года приобрел статус налогового резидента.

В этом случае возврат работнику суммы НДФЛ в результате произведенного перерасчета производится тем налоговым органом, в котором он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания).

Для этого по окончании года работник самостоятельно подает налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус налогового резидента России в соответствующем году.

После этого налоговики возвращают ему НДФЛ в общем порядке.

Также налог придется возвращать самостоятельно, если фирма — налоговый агент по каким-либо причинам отсутствует (например, в связи с ликвидацией). Для этого человек может подать заявление о возврате суммы НДФЛ в налоговый орган вместе с декларацией по окончании года.

М.В. Кузьмина, эксперт журнала

Экспертиза статьи: М.А. Золотых,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

«Актуальная бухгалтерия», N 1, январь 2011 г.

*(1) п. 4 ст. 220, пп. 1, 2 ст. 230 НК РФ (в ред.федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ)

*(2) ст. 6.1 НК РФ

*(3) пп. 6-10 ст. 78 НК РФ

*(4) письма Минфина России от 02.12.2010 N 03-04-05/9-696 и N 03-04-06/9-286

*(5) подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ